Política de Privacidad y Protección de Datos Personales
SOLUCIONES INTEGRALES DE SOFTWARE SOLINTSOFT TECHNOLOGIES S.A.S. (en adelante, «Solintsoft», «nosotros» o «la Empresa») opera colegy, una plataforma educativa para instituciones de K-12 en el Ecuador, disponible como sitio web, aplicación web y aplicación móvil. Esta Política describe cómo tratamos los datos personales en el marco de la prestación del servicio, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable.
1. Responsable y encargado del tratamiento
colegy es un servicio que las instituciones educativas contratan para gestionar lo académico, comunicarse con las familias y dar clases en vivo. En este contexto:
- La institución educativa que contrata colegy es la responsable del tratamiento de los datos personales de su comunidad (estudiantes, representantes/familias y personal), pues determina las finalidades y los medios.
- Solintsoft actúa como encargado del tratamiento, tratando esos datos por cuenta y siguiendo las instrucciones de la institución, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
Datos de la Empresa:
- Razón social: SOLUCIONES INTEGRALES DE SOFTWARE SOLINTSOFT TECHNOLOGIES S.A.S.
- RUC: 0993407398001
- Correo electrónico: contact@solintsoft.com
- Teléfono: 0985259950 (+593 98 525 9950)
Para el ejercicio de derechos sobre datos de estudiantes o familias, le recomendamos dirigirse en primer lugar a la institución educativa correspondiente, en su calidad de responsable. También puede escribirnos a contact@solintsoft.com y trasladaremos o atenderemos la solicitud conforme a los plazos de la LOPDP.
2. Ámbito de aplicación
Esta Política aplica a los datos personales tratados con ocasión del acceso y uso del sitio web (colegy.co), la aplicación web (app.colegy.co y los subdominios de cada institución) y la aplicación móvil colegy, así como a las comunicaciones de soporte. No aplica a sitios o servicios de terceros enlazados desde la plataforma, que se rigen por sus propias políticas.
3. Datos personales que tratamos
- Identificación y contacto: nombres y apellidos, identificador de usuario, correo electrónico y, cuando corresponda, teléfono, del personal docente y administrativo, los representantes/familias y los estudiantes.
- Credenciales y cuenta: identificadores de acceso gestionados a través de nuestro proveedor de identidad, rol dentro de la institución y registros de actividad necesarios para prestar el servicio.
- Datos académicos: institución, curso, materias, períodos, calificaciones, asistencia, horarios y el historial asociado.
- Comunicaciones: mensajes de chat entre profesores y familias, reacciones y los archivos adjuntos que los usuarios decidan compartir.
- Audio y video de clases en vivo: durante las videollamadas se transmite la imagen y el sonido que el usuario habilite a través de la cámara y el micrófono de su dispositivo.
- Recursos y archivos: documentos, imágenes u otros materiales que los usuarios suban a la plataforma.
- Datos técnicos y del dispositivo: dirección IP, identificador y tipo de dispositivo, y el token de notificaciones push, asociados a la seguridad y al funcionamiento del servicio.
4. Finalidades del tratamiento
- Prestar, mantener y operar la plataforma educativa para la institución.
- Gestionar lo académico: matrículas, cursos, calificaciones, asistencia y horarios.
- Facilitar la comunicación entre la institución, el personal y las familias.
- Ofrecer clases en vivo mediante videollamada.
- Proveer el asistente con inteligencia artificial para consultar información académica en lenguaje natural.
- Enviar notificaciones operativas relacionadas con la actividad académica.
- Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir usos indebidos.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.
5. Base de legitimación
El tratamiento se sustenta, según corresponda, en las bases previstas por la LOPDP:
- Ejecución del contrato entre Solintsoft y la institución educativa, y la relación de esta con su comunidad.
- Consentimiento del titular o, tratándose de menores de edad, de su representante legal, obtenido por la institución cuando resulte aplicable.
- Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a la institución y a la Empresa.
- Interés legítimo, en particular para la seguridad de la información y la prevención de usos indebidos.
6. Menores de edad
colegy es una plataforma dirigida a instituciones de educación K-12, por lo que necesariamente trata datos de niñas, niños y adolescentes. Estos datos se tratan bajo la autoridad y las instrucciones de la institución educativa y, cuando corresponde, con el consentimiento de los representantes legales obtenido por la institución.
- Aplicamos el principio de minimización: solo tratamos los datos necesarios para la finalidad educativa.
- No usamos los datos de menores con fines publicitarios ni los cedemos para publicidad de terceros, y la plataforma no muestra publicidad.
- El acceso a los datos de un estudiante se limita a la institución, al personal autorizado y a sus representantes, según el rol.
7. Encargados y terceros con quienes se comparten datos
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados o subencargados del tratamiento por cuenta de Solintsoft, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:
- Proveedor de infraestructura en la nube (Amazon Web Services): alojamiento y almacenamiento seguro de la plataforma, las bases de datos y los archivos.
- Proveedor de clases en vivo (LiveKit): transmisión de audio y video durante las videollamadas.
- Proveedor de asistente con IA (Anthropic — Claude): procesa las consultas en lenguaje natural del asistente para generar respuestas. Se envía únicamente la información necesaria para responder la consulta; el contenido no se utiliza para entrenar modelos.
- Proveedor de notificaciones push (Expo): envío de notificaciones a la aplicación móvil.
No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales ajenos a las finalidades aquí descritas.
8. Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores procesan datos en servidores ubicados fuera del Ecuador (por ejemplo, en los Estados Unidos). En tales casos adoptamos las garantías y salvaguardas exigidas por la LOPDP para que la transferencia mantenga un nivel de protección adecuado.
9. Conservación de los datos
Conservamos los datos personales mientras se mantenga la relación con la institución educativa y durante los plazos necesarios para atender responsabilidades legales y contractuales. Al terminar dicha relación, los datos se eliminan o anonimizan, salvo aquellos que debamos conservar por obligación legal. La institución, como responsable, puede solicitar la devolución o supresión de los datos conforme a lo pactado.
10. Derechos del titular
Como titular de los datos —o su representante legal, en el caso de menores— usted tiene derecho a:
- Acceso a sus datos personales e información sobre su tratamiento.
- Rectificación y actualización de datos inexactos o desactualizados.
- Eliminación o supresión, cuando proceda.
- Oposición al tratamiento en los casos previstos por la ley.
- Portabilidad de sus datos en formato estructurado.
- No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos.
Dado que la institución educativa es la responsable del tratamiento, las solicitudes sobre datos académicos o de estudiantes suelen canalizarse a través de ella. También puede escribir a contact@solintsoft.com acreditando su identidad; atenderemos su requerimiento dentro del plazo establecido por la LOPDP.
11. Reclamos ante la autoridad de control
Si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, sin perjuicio de los demás recursos que le asistan.
12. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración, incluyendo el cifrado de las comunicaciones (TLS), el control de acceso por roles y la autenticación a través de un proveedor de identidad.
13. Permisos de la aplicación móvil
La aplicación móvil de colegy solicita los siguientes permisos del dispositivo, siempre con una finalidad concreta y previo consentimiento del sistema operativo:
- Cámara: participar con video en las clases en vivo y adjuntar fotos o documentos.
- Micrófono: participar con audio en las clases en vivo y enviar notas de voz, cuando esté disponible.
- Almacenamiento / archivos: seleccionar y adjuntar documentos e imágenes.
- Bluetooth: permitir el uso de audífonos o dispositivos de audio durante las clases en vivo.
- Notificaciones: recibir avisos académicos y mensajes.
Usted puede revocar estos permisos en cualquier momento desde la configuración de su dispositivo; algunas funciones podrían dejar de estar disponibles.
14. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales u operativos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha de actualización.